一、選擇適合企業需求的展覽會
一般國際上經貿類展覽會根據不同的標準可以分為以下幾類：
按參展企業、參觀觀眾成分構成可以分為國際性展覽會、地區性展覽會和國內展覽會。較為普遍的觀點是一個國際性展覽會其參展企業或者參觀觀眾至少20%以上來自外國。一般國際上著名的大型品牌展覽會都是國際化程度很高的展覽會，其參展商和貿易觀眾的國際化比例都高達50%以上。
按展會開放參觀對象可分為專業性展會和公共性質展會。前者只對該行業專業人士和買家開放，通常需要登記注冊且需購買門票；后者對普通公眾開放。還有很多展覽會采取介于兩者之間的策略，把專業買家和公眾開放日分開安排。
按展出內容可分為專業性展覽會和綜合性展覽會。專業性展覽會展出內容限于有限的特定的某個或幾個行業，而綜合性展覽會則不限展出內容，往往涵蓋不同的行業。
根據展覽會現場對參展品處理的規定，可以分成展示性質的展覽會和展賣性質的展覽會。前者通過展示樣品，獲取專業買家的訂單，但展覽會現場不允許進行展品的零售，不允許出現Sale一類的標志；而后者則允許參展商在展覽會現場出售展品。
展覽會的這些分類很多時候都是重疊的，譬如歐美國家的展覽會很多都是國際性的、專業性的（觀眾和展品兩方面）、展示性的，而非洲、拉美等發展中國家的展覽會則不少是綜合性的、展賣性的。通過一個展覽會的名稱可以對展覽會的性質和類別做出初步的判斷，譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料橡膠材料展覽會”、“德國法蘭克福禮品辦公用品展覽會”一看就是屬于專業性展覽會，而冠以“國際貿易博覽會”、“中國貿易展覽會”、“中國商品展覽會”等名字的展覽項目通常都是綜合性質展覽會。了解這些事實的意義在于參展企業選擇參加什么類別和性質的展覽會直接關系到參展準備各項業務工作的開展。
對于企業具體決策選擇參加哪個展覽會，在此有兩條建議：
第一，對于歐美發達國家市場，當地產業分工細化，展覽行業比較發達，展覽項目也隨著產業發展愈分愈細，因此大家應該盡量根據自己產品的種類選擇內容相符合的專業展覽會。通常大家可以通過以下途徑了解該專業展覽會是否符合自己企業的需求：
①大型展覽公司和其他展覽會組織者都會在自己的網站上設立具體展覽項目的網頁，在此公布該展覽會詳細的展品范圍、往屆展會參展商和觀眾數量與結構。有的還會請第三方統計機構根據展商及觀眾調查表做出展會統計報告并公布參會人員對展會效果、主辦方服務、展商及觀眾質量的評價，參展商應該在決定參展之前認真閱讀這些信息并綜合判斷這個展會是否合適。
②認真閱讀招展文件。國內正規的組團單位都會在招展文件中搜集并如實反映上述信息，供參展企業做出正確的判斷。
第二，對于亞非拉發展中國家和新興市場，在缺乏專業展覽會的場合下，可以選擇參加當地影響力最大、觀眾人數最多、國際化程度最高的綜合性展覽會或為中國企業量身定制的“中國貿易展”。
二、做好參展前的準備工作
第一，掌握報名和籌備參展時間。很多國際展覽會均在頭一屆展覽會結束后就開始下一屆招展工作。每兩年或三年、四年一度的展覽會則會在展前15-18個月即開始報名。對中國的展商而言，由于牽涉到境外付款、簽證申請及展品國際運輸等復雜環節，最好能在展覽會開幕前半年時間就報名。熱門展覽會的報名更是越早越好。很多專業展覽會主辦單位都會在企業報名后對展品的實物或者圖冊進行打分評測，不合格的企業最終不能獲得展位。整個參展資格審核過程往往就需要1-2個月時間。對于持因公護照申請簽證的國內主管部門審批程序就需要近兩個月，需要海運的展品通常在展會開幕前2個月就要運出，報名太晚顯然無法和其他展品一同運輸，加大展品不能按時運抵展出的風險，同時辦理出國手續時間緊張，存在無法按時離境的風險。因此出國參展決不能和參加國內展覽會那樣提前1-2個月才報名。由于出國參展籌備工作各個階段的時間性都特別強，因此各位在出國參展籌備的整個過程中一定要高度重視時間管理，每一步工作都需要設置最后完成時間，盡量按照組團單位下發的業務流程明確的時間結點來完成各項工作。
第二，合理做好參展預算。
通常來說，參加國外展覽會的費用包括場地費用、展位搭建、展品運輸和人員費用四大塊。此外還有報名費、會刊登錄費、其他雜費（譬如在德國，經AUMA認證的展覽會還有每平方米0.6歐元的管理費，法蘭克福的展覽會還有每參展商416歐元的電子平臺登錄費等）等相對小額的開支。
一般組團單位的報價都是標準展位的費用，意味著已經包含了該展位的場地租金、標準展位的搭建和道具基本配備（桌、椅、地毯、一定量的架板、展柜、射燈、司標板等）以及基本照明電費、清潔費等。一般組團單位都會對自己展區的標準展位進行統一風格的裝修，例如我會一本都會采用比較明快的色調，統一使用CHINA和中國貿促會的標志突出中國館整體形象以吸引觀眾。因此對于希望節省成本而又醒目實用的參展企業，選擇標準展位是最好的辦法。當然展位搭建開支取決于企業參展預算許可范圍和參展的目的。在需要的情況下也可以請專門的設計公司設計自己展位形象并單獨施工，這種特裝修一般成本都不菲，適合重點展示自己形象和品牌的大公司大展位。
隨展團統一運輸展品對企業來說是比較便捷和節省成本的方式，組展單位報出的展品運輸價格一般分為海運價格（按照體積XX元/立方米）和空運價格（按照總量XX元/公斤）兩種方式，包括從指定倉庫集貨起直至博覽會展位的全程運輸費、倉儲費、報關手續費等費用。參展企業只需根據自己展品的情況依照報價提前計算展品運輸成本。需要注意的是因為展品類別和參展國別與地域的不同，展覽品關稅的額度也有各自的規定，組團單位一般都會根據當地海關的要氣提前報價或做出合理的估算，并指導參展企業如何計算關稅開支。
人員費用則是參展人員往返交通、境外餐飲、交通及住宿等境外生活開支，一般組團單位都會詳細列出各項費用預算情況。
第三，選擇適合的展品，安排好展品的包裝，事先安排相關手續。
選擇適合的展品參展是境外參展獲得成功的重要保障。基本原則是展品必須符合展覽會的主題和展出內容，展品能體現自己最新技術成果和水平，展品符合當年和來年流行趨勢，這樣才能在展覽會上適銷對路吸引買家的眼球。對于不同類別和特點的展覽會，展品選擇上也有一定講究，例如歐美專業性展覽會，展品須成系列從而體現參展商的專業水平，但不在于量多，主要通過展示樣品來獲取訂單；但是對于一些發展中國家的展賣性展覽會，展期通常都比較長（10天左右），參展商應充分考慮這一狀況，攜帶或發運足夠量的適合當地買家的展品，從而避免展出頭幾天展品就被搶購一空的局面。
展品必須適當包裝，既要確保展品運輸途中的安全，又要盡量避免報關時不必要的麻煩。例如如果可能盡量不要使用原木材料的外包裝，因為很多國家對原木包裝都有熏蒸的規定；如果是食品類展品，還需要事先做好必要的檢驗檢疫手續，取得相關憑證；對于大型超重的機械設備，還要提前通知組團單位和運輸代理以安排特殊的大型吊裝搬運設備，確保裝運和卸載的安全。
第四，做好展位布置設計規劃，預定適合展品的道具。
剛才已經提到，參展企業如果租用標準展位，一般都已經包括了基本的道具配備。但是每家企業根據自己展品內容、企業文化、營銷理念、展出目標等的差異，也應該事先對自己展位內部的展品擺放、內部裝飾（粘貼海報、懸掛各類裝飾物品等）談判區域等事先做好規劃和設計。這就要求參展企業事先充分了解自己展位的狀況（展館號和展位號、在展館中的具體位置和周邊情況、展位開面情況、墻板高度、展位總體色調等）。通常在基本道具之外，組團單位或施工單位會提供額外收費道具征訂表供企業選擇。對此參展企業應該精打細算，根據實際需求選擇。
第五，及時安排出國人員，做好出國手續辦理工作。
參展企業需盡早確定出國展覽專職負責人員，通常由一名公司管理層人員加上一名業務銷售或設計技術人員構成。提早充分了解目的地國簽證手續時間和需要準備的材料的具體規定。一定要注意如實申報自己個人情況和以往出國記錄情況，避免由于提供信息有誤而造成拒簽。在制作擔保函、派遣函、證明函等正式函件時，一定要用公司正確的對外抬頭紙。過去我們就遇到過由于抬頭紙上電話已經更換，使館聯系不到參展企業而拒簽的情況。
第六，設計自己參展宣傳計劃，邀請已有客戶，準備宣傳資料。
參展企業應自己設計一個參展的宣傳計劃。事先應將自己的參展信息通知當地已有的客戶，邀請他們前來參觀。同時企業應事先準備好翻譯好的帶有當地語言的或至少是英語的宣傳圖冊、最新產品的圖片和介紹、新聞宣傳稿、帶有商標或logo的現場促銷用小禮品等宣傳用品，以便現場接待觀眾和新聞記者到訪。
三、做好展會現場需加以注意的事項
針對展覽會現場發現的各類對參展產生負面影響的問題，貿促會展覽部都做了認真總結，編寫成下面的表格，隨參展確認文件一同發放，作為對參展企業的指導。
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